Leverandør

NEA netværket består af 28 kommuner, der hver har en NEAs konsulent, der støtter kommunerne i løser de opgaver, der er forbundet med elektronisk arkivering.

Kontrakt og aftale er mellem kommunen og leverandøren. NEA konsulenten rådgiver kommunen i hele arkivprocessen, samt forstår den praktiske udførsel af test og den efterfølgende langtidsbevaring af arkiverende data.

Vi har lavet et oversigtsdiagram, der illustrerer et afleveringsforløb med angivelser af både processer og rollefordeling. Se det her.

Rigsarkivet har fastsat reglerne for, hvordan en arkiveringsversion skal udformes. Jf. bekendtgørelse nr. 128 af 12. februar 2020. Find vejledning og lign. på Rigsarkivets hjemmeside.

Her findes NEA's dokumentvejledning.

Her findes NEA's vejledning til produktionsnotat.

Har du spørgsmål til afleveringsreglerne, så kontakt os på info@neaweb.dk.

Det er det modtagende arkiv, som udsteder en afleveringsbestemmelse. Dvs. den kommune, der skal aflevere. Afleveringsbestemmelsen definerer, hvordan den enkelte arkiveringsversion se ud.

NEA tester de modtagne arkiveringsversioner efter stort set samme praksis som Statens Arkiver. Der foretages både maskinel og visuel test. Derudover tester vi indenfor en række områder med specifikke egenudviklede programmer.

Vores test er opdelt i tre overordnede trin:

Automatiske tests
Her testes med Rigsarkivets Ada, NEA's værktøjer og anden software. NEA benytter også genrejsningssoftware, der sætter arkivaren i stand til at se data og verificere at relationer mv. er oprettet korrekt.

ADA
Læs mere om en ADA test her: https://www.sa.dk/da/offentlig-forvaltning/it-leverandoerer/ada-testprogram-arkiveringsversioner/

NEA's testværktøjer
NEA udvikler og vedligeholder sin egen suite af test- og produktionsværktøjer, som supplerer Rigsarkivets testværktøj Ada. Vi deler ikke NEA's værktøjer.

Klyngevalidering af XML-filer i en arkiveringsversion
Her testes for, at XML'en er well-formed, og at den overholder sit skema. Programmet er udviklet med standard libraries fra .NET.

Genrejsning af arkiveringsversionen til visuel test af data
Arkiveringsversionens data konverteres til databaseform, og de præsenteres i en brugerflade, som understøtter den visuelle test( af tabel- og feltinformationer) bedst muligt, samt nem navigation i systemets tabelrelationer.

Test af primær- og fremmednøgler for at dække kendte fejl i Adas nøgletester
Nøgler testes med bucket sorting ned i hashtabeller, dog med udgangspunkt i en foregående genrejsning af systemet (se punktet for oven).

TIFF-filer testes for printfejl, tomme sider og størrelse
Til formålet benyttes Java Advanced Imaging, et library som kan hentes gratis. Vores software tester efter lodrette striber langs et dokuments marginer. En heuristik, som har vist sig at være effektiv til at fange en række typer af fejlprints. Herudover kigges der efter et foruddefineret antal tomme sider i begyndelsen af et dokument, samt helt tomme dokumenter og dokumenter med et meget højt antal sider.

Kvalitativ og visuel test
Her nærstuderer vi arkiveringsversionens kvalitative indhold iht. afleveringsbestemmelsen og bekendtgørelse nr. 1007 om arkiveringsversioner. Vi foretager også en række stikprøver i driftsversionen og arkiveringsversionen.

Vi fokuserer på følgende områder:

Arkivbeskrivelse og kontekstdokumentation
Vi kontrollerer, om filerne har de korrekte oplysninger, at de rette dokumenter er medtaget i kontekstdokumentationen og opmærket korrekt.

SAQ'er og views 
Vi tjekker, at alle SAQ'er og views iht. afleveringsbestemmelsen er medtaget, og med eget værktøj tester vi om, om de kan afvikles.

Tabeller og felter
Vi kontrollerer, om tabel- og feltinformationer har en tilstrækkelig beskrivelse, og de stemmer overens med selve dataindhold.

Sammenhæng mellem metadata og data
Vi undersøger, om der er en sammenhæng mellem tabeller og felters indhold og selve data i arkiveringsversionen. Stikprøver holdes op mod driftsversionen. Vi tester typisk for sagligt sammenhængende dokumenter.

Sammenhæng mellem metadata og dokumenter
Vi undersøger, om der er sammenhæng mellem tabel og felt indhold og arkiveringsversionens dokumenter. Stikprøver holdes op mod driftsversionen. Det sker typisk på dokumenttitel og dokumentdato.

Mails og vedhæftede filer
Ved hjælp af stikprøver tjekker vi, om mails og vedhæftede filer forekommer i separate filer, og at de korrekt forbundet via documentIndex.xml og tabelrelationer.

Pakkede eller komprimerede filer
Vi undersøger, om filer er udpakkede. Det er f.eks. mails, *.zip eller *.rar.

Antal dokumenter
Vi kontrollerer, om antallet af poster i documentIndex.xml stemmer overens med det faktiske antal dokumenter i arkiveringsversionen.

Afsluttende test med XML validator
Til sidst køres arkiveringsversionen igennem XML validator og evt. fejl rettes. Hvis der foretages rettelser genereres en ny fileIndex.xml.

Vi anbefaler at fremsende Ada-logs inden levering af arkiveringsversionen. Det kan minimere omkostningerne for både leverandører, kommune og arkiv. Det er ikke muligt at godkende en arkiveringsversion på baggrund af disse logs alene, men de kan give en indikation om, det er relevant på nuværende tidspunkt at levere arkiveringsversionen.

Via SFTP direkte ind på vores server. For nærmere detaljer kontakt den sagsbehandlende arkivar. Er der udfordringer ved denne afleveringsmetode eller foretrakkes en anden afleveringsmulighed, kontakt ligeledes arkivaren.

Al data der afleveres til Københavns Stadsarkiv skal altid krypteres. Kodeordet til kryptering skal være minimum 16 karakterer langt og

• indeholde små bogstaver (fra a til z)
• indeholde store bogstaver (fra A til Z)
• indeholde tal (fra 0 til 9)
• indeholde specialtegn (eksempelvis !, $, #, %)

Vi forventer at der anvendes krypteringsprogrammet TrueCrypt 1.7a, VeraCrypt, 7-Zip eller lignende software. Ønsker leverandøren at anvende et andet program, skal dette på forhånd aftales med det modtagne arkiv.

Sagsbehandlingstiden for test af arkiveringsversioner, der afleveres til NEA er maksimalt to måneder fra afleveringstidspunktet. Dette er ikke ensbetydende med en godkendelse.

En arkiveringsversion er endelig godkendt, når NEA-kommunen og leverandør modtager en skriftlig godkendelse fra Københavns Stadsarkiv. Tidligere godkendte afleveringer af samme system giver ingen garanti for en umiddelbar godkendelse af efterfølgende arkiveringsversioner. Men meget af det praktiske arbejde er naturligvis gjort. Hver enkel arkiveringsversion testes og godkendes for sig af det modtagende arkiv.